Chính sách bảo mật

Công ty TNHH VHEC Việt Nam ("chúng tôi") vận hành ứng dụng MiNT – nền tảng quản lý nhân sự và hỗ trợ cá nhân tích hợp, bao gồm ứng dụng di động (iOS/Android) và các dịch vụ liên quan. Chính sách bảo mật này mô tả cách chúng tôi thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ thông tin cá nhân của bạn khi sử dụng MiNT.

MiNT phục vụ hai nhóm người dùng: Người dùng thuộc công ty (Company User) – nhân viên đã được HR khai báo và gắn vào tổ chức; và Người dùng cá nhân (Individual User) – người dùng độc lập chưa thuộc tổ chức nào. Phạm vi dữ liệu thu thập có sự khác biệt tùy nhóm và được nêu rõ trong chính sách này.

Chúng tôi thu thập các loại thông tin sau tùy theo tính năng bạn sử dụng:

• Thông tin định danh tài khoản: Số điện thoại (dùng để đăng ký và đăng nhập), họ tên, ảnh đại diện, ngôn ngữ ưu tiên.
• Hồ sơ cá nhân / CV: Thông tin học vấn, kỹ năng và mức độ thành thạo, chứng chỉ (có ngày hết hạn), kinh nghiệm làm việc, dự án đã tham gia, file scan bằng cấp/chứng chỉ đính kèm.
• Dữ liệu nhân sự (Company User): Mã nhân viên, phòng ban, chức vụ, ngày vào làm, thông tin hợp đồng lao động, dữ liệu chấm công (giờ vào/ra, OT, dự án, task), đơn xin nghỉ phép và số ngày phép còn lại, đơn chi phí công tác và hóa đơn đính kèm.
• Dữ liệu phiên đăng nhập và thiết bị: Địa chỉ IP, loại thiết bị, hệ điều hành, thời gian đăng nhập thành công/thất bại, thông tin phiên (session/token), nhật ký hành động (audit log).

Thông tin thu thập được sử dụng cho các mục đích cụ thể sau:

• Xác thực và bảo mật: Đăng ký, đăng nhập bằng số điện thoại + mật khẩu; quản lý phiên đăng nhập đa thiết bị; phát hiện và khóa tài khoản khi có dấu hiệu truy cập trái phép.
• Vận hành tính năng nhân sự: Ghi nhận và duyệt timesheet, xử lý đơn nghỉ phép, tổng hợp chi phí công tác, gửi thông báo cho các bên liên quan.
• Thông báo và nhắc nhở: Thông báo yêu cầu phê duyệt, kết quả duyệt đơn nghỉ phép/chi phí.
• Tuân thủ pháp luật: Lưu trữ hồ sơ lao động theo thời hạn quy định của pháp luật Việt Nam; cung cấp thông tin khi có yêu cầu hợp lệ từ cơ quan nhà nước.

Chúng tôi không bán, trao đổi hoặc cho thuê thông tin cá nhân của bạn. Thông tin chỉ được chia sẻ trong các trường hợp sau:

• Với công ty của bạn (Company User): HR và Admin của công ty bạn đang thuộc có thể xem hồ sơ nội bộ, timesheet, đơn nghỉ phép, chi phí công tác và bảng lương của bạn theo phân quyền được cấu hình. Dữ liệu cá nhân (CV riêng tư) không được chia sẻ với công ty.
• Yêu cầu pháp lý: Khi có yêu cầu hợp lệ từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc theo quy định pháp luật hiện hành của Việt Nam.

Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức để bảo vệ dữ liệu của bạn:

• Mã hóa mật khẩu: Mật khẩu được băm (hash) bằng thuật toán bcrypt hoặc argon2; chúng tôi không lưu trữ mật khẩu dạng plaintext.
• Truyền tải an toàn: Toàn bộ kết nối giữa ứng dụng và máy chủ sử dụng giao thức TLS/HTTPS.
• Xác thực đa lớp: tự đăng xuất sau 7 ngày không hoạt động; khóa tạm 15 phút sau 5 lần nhập sai mật khẩu.
• Kiểm soát truy cập: Hệ thống phân quyền theo vai trò đảm bảo mỗi người chỉ truy cập dữ liệu trong phạm vi được phép.
• Nhật ký kiểm toán: Mọi thao tác quan trọng (đăng nhập, thay đổi dữ liệu, duyệt đơn) đều được ghi log đầy đủ với thông tin người thực hiện, thời gian và địa chỉ IP.
• Phân tách dữ liệu: Dữ liệu cá nhân (CV) và dữ liệu thuộc công ty được lưu tách biệt; khi bạn rời công ty, dữ liệu công ty chuyển sang chế độ chỉ đọc và không ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân.

Bạn có các quyền sau đây đối với dữ liệu cá nhân mà MiNT lưu trữ:

• Quyền truy cập: Xem toàn bộ dữ liệu cá nhân của bạn trong ứng dụng (hồ sơ, CV, lịch sử timesheet, v.v.).
• Quyền chỉnh sửa: Cập nhật thông tin cá nhân, CV, ảnh đại diện trực tiếp trong ứng dụng. Một số trường do HR quản lý (mã nhân viên, hợp đồng) cần liên hệ HR để chỉnh sửa.
• Quyền di chuyển dữ liệu: Xuất CV cá nhân dạng PDF/Word; xuất lịch sử timesheet, chi phí công tác, thu chi cá nhân và nhóm dạng Excel/PDF.

Chúng tôi lưu trữ dữ liệu của bạn trong suốt thời gian tài khoản còn hoạt động. Sau khi tài khoản bị xóa hoặc theo yêu cầu, thời hạn lưu trữ như sau:

• Dữ liệu cá nhân (CV, ảnh đại diện, thu chi cá nhân): Xóa trong vòng 30 ngày kể từ ngày yêu cầu xóa tài khoản.
• Dữ liệu nhân sự thuộc công ty (timesheet, đơn nghỉ, chi phí công tác, hợp đồng): Lưu ở trạng thái chỉ đọc tối đa 5 năm theo quy định pháp luật lao động; sau thời hạn này có thể xóa theo yêu cầu của công ty.
• Phiếu lương: Lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định pháp luật kế toán và lao động Việt Nam.
• Nhật ký đăng nhập và audit log: Lưu trữ tối đa 24 tháng.

Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách bảo mật này theo thời gian để phản ánh thay đổi về tính năng hoặc quy định pháp luật. Khi có thay đổi quan trọng, chúng tôi sẽ:

• Gửi thông báo trong ứng dụng và qua số điện thoại đã đăng ký.
• Cập nhật ngày "Cập nhật lần cuối" tại đầu trang này.
• Thông báo trước ít nhất 30 ngày trước khi chính sách mới có hiệu lực với những thay đổi ảnh hưởng đáng kể đến quyền lợi của bạn.

Việc tiếp tục sử dụng MiNT sau ngày có hiệu lực đồng nghĩa với việc bạn chấp nhận phiên bản mới của Chính sách bảo mật.

Nếu bạn có câu hỏi, khiếu nại hoặc yêu cầu liên quan đến Chính sách bảo mật hoặc dữ liệu cá nhân của mình, vui lòng liên hệ: